„Stress, Termindruck, zu viel um die Ohren!“, so sieht der Alltag vieler Führungskräfte aus. Doch ihn erlebe ich anders. Wir treffen uns in seinem Büro. Er erzählt mir aus seinem Führungsalltag. Dabei staune ich darüber, wie tiefenentspannt er als Geschäftsführer mir gegenübersitzt.
Er erzählt mir, dass er nur einmal am Tag in einem festgelegten Zeitfenster Mails beantwortet. – Wie kann man im Zeitalter von Digitalisierung ein Unternehmen führen, ohne ständig erreichbar zu sein?
Im Verlaufe des Gespräches wird mir klar: „Das hat mit klaren Prioritäten zu tun.“
Was hat wann Priorität?
Als Führungskraft die richtige Priorität setzen! – Wie kann das gelingen? Die Lösung muss einfach sein, in jeder Situation praktikabel und zu schnellen Ergebnissen führen. Entscheidungen, die auch in der Folgezeit und bei näherem Betrachten der Frage standhalten: „Habe ich die richtige Priorität gesetzt?“
In dieser Begegnung lerne ich ein hocheffizientes Prinzip kennen, um schnell und klar die richtigen Prioritäten zu setzen. Ich nenne dieses Prinzip: „Tripple-Filter“. Dieses Prinzip ist ganz einfach, nämlich drei unscheinbare Fragen, die man vor jeder Entscheidung wie einen automatischen Filter darüber laufen lassen kann? Drei kurze Fragen, die es in sich haben. Drei kleine Fragen die mir dabei helfen, schnell klare Prioritäten zu setzen.
Die erste Filterfrage lautet:
1. Muss es sein?
Dadurch kann ich in der Regel sehr schnell entscheiden, ob dieses „ToDo“ (diese Mail, diese Anfrage, dieses Projekt, dieser Rückruf, …) wichtig ist? Wenn die Antwort „Ja!“ lautet, dann gehe ich gleich zur nächsten Filterfrage über, nämlich:
2. Muss es jetzt sein?
Dadurch klärt sich ebenfalls rasch, ob dieses „ToDo“ dringend zu erledigen ist? – Wenn auch hier die Antwort „Ja!“ lautet, dann zügig zur dritten und letzten Filterfrage:
3. Muss ich es tun?
Auch wenn das „ToDo“ sich als wichtig und dringend herausstellt, ist es noch nicht automatisch klar, dass es meine Aufgabe ist. Die Antwort würde hier also „Nein!“ lauten. Vielleicht ist es wesentlich sinnvoller, dieses „ToDo“ zu delegieren, damit ich an meinem Kerngeschäft bleiben kann.
Im Coaching begegnen mir regelmäßig Führungskräfte, die sich im „Klein-Klein“ verlieren, weil sie nicht konsequent Prioritäten setzen. Der oben beschriebene „Tripple-Filter“ ist hierbei eine enorme Hilfe. Rasch kann man dadurch die „ToDo’s“ mit der höchsten Priorität ermitteln.
Was hat heute Priorität?
Konkret sieht das in meinem Führungsalltag so aus, dass ich – obwohl ich ein nahezu papierloses Büro führe – morgens meine drei Top-Aufgaben auf einen kleinen Notizzettel schreibe, die an diesem Tag absolut höchste Priorität haben. Diese drei Top-Aufgaben haben den Tripple-Filter alle mit der Antwort „Ja!“ durchlaufen. Immer wieder im Laufe des Tages ziehe ich diesen kleinen Zettel aus der Hosen- oder Sakkotasche, um genau diese Top-Aufgaben in der täglichen Fülle an Anforderungen nicht aus dem Blick zu verlieren.
Ich erlebe diese simple Methode als eine enorme Hilfe, um zielgerichtet an der Arbeit zu bleiben. Sehr wohltuend ist es zudem, im Laufe des Tages bereits die eine oder andere dieser Top-Aufgaben als erledigt streichen zu können. Und spätestens beim „Einläuten des Feierabends“ möchte ich die letzte dieser drei Top-Aufgaben von meinem Notizzettel streichen können.
Konkret:
- Setzen Sie den „Tripple-Filter“ ab sofort drei Tage konsequent ein.
- Schreiben Sie mir danach eine kurze Nachricht, welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben.
Und nun viel Spaß dabei, schnell die richtigen Prioritäten zu setzen. – Also, ran ans Werk, mit klaren Prioritäten!
